چگونه تاخیر در پروژه را مدیریت کنیم؟

تاخیر در پروژه

چرا مدیران پروژه قبل از اینکه مهلت قانونی پروژه به اتمام برسد، متوجه زنگ هشدار نمی‌شوند؟ دلیل تاخیر در پروژه این است که بیشتر آن‌ها ایده اولیه‌ای برای اینکه چه زمانی کار را به اتمام برسانند، ندارند. حتی در برخی موارد به ذهنشان هم خطور نمی‌کند که بتوان پروژه را در زمان مقرر تحویل داد. آن‌ها فکر می‌کنند متغیرهای زیادی وجود دارد که در کنترلشان نیست لذا تخمین زمان تکمیل پروژه را نادیده می‌گیرند.

موضوع تاخیر در پروژه، همان راز ناخوشایند مدیریت پروژه است. همان‌طور که یکی از توسعه‌دهندگان اصلی در پروژه‌های نرم‌افزاری اذعان کرد: «همه می‌دانند برنامه شوخی است و ما به آن توجهی نمی‌کنیم. در واقع پروژه‌های ما زمانی به اتمام می‌رسد که کارهایمان تمام شود».

هر چند مضحک به نظر می‌رسد اما این واقعیت در بسیاری از پروژه‌ها وجود دارد. بااین‌حال شرکت‌های بزرگی که پروژه‌های کلان و زیرساختی همچون سد، بزرگراه و فضاهای اداری را برعهده دارند، با متغیرهای بیشتری نسبت به پروژه‌های توسعه نرم‌افزار مواجه هستند اما معمولاً تاخیر در پروژه کمی دارند، می‌دانند چگونه در زمان مشخص کارهایشان را تکمیل کنند، پروژه را به اتمام رسانند و مشتریانشان را حفظ کنند. اینکه آن‌ها چگونه می‌توانند از پس چنین کاری برآیند، فرق بین شرکت‌های موفق و ناموفق را رقم میزند.

درست است که چنین شرکت‌هایی از نرم‌افزارهای نوین مدیریتی برای مطابقت با زمان و اجتناب از تاخیر در پروژه کمک می‌گیرند اما یک سیستم خوب مدیریت پروژه که به شما کمک کند پروژه را دقیقاً در زمان مشخص و با بودجه معین به اتمام رسانید، الزاماً نیازمند نرم‌افزارهای گران‌قیمت و پیچیده نیست. برای مثال در شرکت ست پوینت که سازه‌های غلطکی و سیستم‌های اتوماتیک صنعتی را تولید می‌کند، برای مدیریت پروژه‌های چند میلیون دلاری از تخته وایت برد و ماشین‌حساب استفاده می‌کردند.

نکته مهم این است که با رعایت چند نکته شما هم می‌توانید سیستم بسیار ساده‌ای برای مدیریت پروژه‌هایتان داشته باشید:

 متغیرهای کلیدی را پیگیری کنید:

نگاهی موشکافانه نه فقط به نقاط عطف، بلکه همچنین بر عوامل مؤثر بر سودآوری داشته باشید. کدام متغیر دید خوبی از فضای کنونی کسب‌وکار به شما می‌دهد؟ برای مثال بررسی میزان ساعت کار کارکنان نسبت به بودجه تخصیص داده شده، ایده بسیار خوبی از درصد تکمیل پروژه به شما ارائه می‌دهد. همچنین لازم است مواردی مثل ردیابی هزینه‌های مواد، تغییرات سفارش و پیشرفت‌های قراردادی را مدنظر قرار دهید. مشکل در هر یک از این بخش‌ها می‌تواند موجب تاخیر در پروژه شود، پس بهتر است این موارد را به صورت هفتگی و مستمر بررسی نمایید.

 تیم خود را مطلع سازید.

 توصیه می‌کنیم جلسات منظم هفتگی داشته باشید و تاریخ آن را طوری بر وایت برد یا دسکتاپ کارمندان قرار دهید که از آن مطلع شوند. با استفاده از این روش، میزان زیادی از مشکلات نقطه‌ای برطرف می‌شود. چند سال پیش متوجه شدیم که یکی از مدیران پروژه، زمان‌های اضافه‌تر از جدول زمان‌بندی‌شده را از ما مخفی می‌کند. اگر همین‌طور ادامه می‌دادیم، تاخیر در پروژه طولانی می‌شد و پیش‌بینی‌های ما در مورد سود پروژه اشتباه پیش می‌رفت. اعضای تیم پس از اولین جلسه هفتگی این مسئله را به ما گوشزد کردند و در نتیجه توانستیم به موقع به این موضوع رسیدگی کنیم.

مدیریت زمان در پروژه

 سهامداران و مشتریان خود را به‌روز نگه دارید.

تمام مشتریان انتظار دارند که کارشان به موقع و با هزینه مصوب –حتی ارزان‌تر و سریع‌تر- به اتمام رسد؛ اما اگر به هر دلیل قرار نیست این اتفاق بیفتد، بهتر است زودتر مطلع شوند (حتی مدیران ارشد هم قرار گرفتن در عمل انجام‌شده را دوست ندارند). به اشتراک گذاشتن اخبار بد همچون اخبار مثبت، موجب می‌شود افراد هرگز به دلیل تغییرات دقیقه نودی خشمگین نشوند.

به این مثال توجه کنید: شرکت ست پوینت قرار بود غلتک کوچکی برای یک شرکت بزرگ پارک تفریحاتی بسازد. این فقط بخشی از پروژه ارتقا این پارک بزرگ با همکاری ده‌ها تن از پیمانکاران بود. درست زمانی که در اوج کار بودیم با مسائل پیش‌بینی‌نشده‌ای مواجه شدیم. ما می‌دانستیم این مسائل می‌تواند تحویل محصول نهایی را تا شش هفته به تأخیر بیندازد؛ بنابراین بلافاصله به مشتری اطلاع دادیم و تأخیر در پروژه را از ماه‌ها قبل از اتمام کار اعلام کردیم.

شش هفته پس از زمان مقرر، پروژه را به اتمام رساندیم، اما به این دلیل که مشتری را حفظ کردیم و او را از فرایند پروژه مطلع ساختیم، بیش از آن چیزی که نگرانش بودیم، زمان به دست آوردیم. حتی در پایان پروژه به خاطر عملکردمان پاداش دریافت کردیم. نکته اخلاقی که از این داستان می‌توان فهمید این است که: اگر مشتری فکر می‌کند تأخیر نخواهید داشت پس دیر نکنید. اگر نیاز است که برنامه را تغییر دهید، آن را در اسرع وقت انجام دهید و سرعتتان را انقدر بالا ببرید که با انتظارات مشتری مطابقت داشته باشد.

ما نمی‌گوییم مدیریت پروژه آسان است، اما اگر سیستم خوبی داشته باشید می‌توانید مشکلات را رفع کنید و مشتری را راضی نگه دارید، حتی اگر شش هفته تأخیر داشته باشید.

منبع: HBR

مترجم: مارال مختارزاده

تاخیر در پروژه

دوره‌ها و کتاب‌های مرتبط

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *