چهار جزء کلیدی مدل ذهنی مدیران پروژه در پروژه‌های بزرگ

هنر درست پرسیدن

چهار جزء کلیدی مدل ذهنی مدیران پروژه در پروژه‌های بزرگ

مدیریت موفق پروژه ای پیچیده، مهم با بودجه ای بیش از ۱ میلیارد دلار – یا حتی ۵ میلیارد دلار – می تواند در موفقیت شغلی فرد تعیین کننده باشد. اما چنین پروژه هایی از پیشینه ای با نتایج ضعیف رنج می برند؛ به طور متوسط یک سال پس از زمان برنامه ریزی شده به اتمام میرسند و با ۳۰ درصد بیش از بودجه مشخص، اجرایی میشوند. بنابراین، برای اجرای موفق پروژه‌هایی مانند اهرام باستانی یا ایجاد تاسیسات گاز طبیعی مایع، با استراتژی پیچیده، طراحی، تأمین مالی، تهیه و اجرای آن چه باید کرد؟

بیشتر تحقیقات در زمینه اجرای پروژه بر دانش مدیریت پروژه متمرکزند و به فرآیندها، سیستم‌ها، ابزارها و مهارت فنی مربوطند. این عناصر اساسا برای موفقیت پروژه اهمیت دارد. با این حال، گزارش مک‌کنزی با عنوان “هنر رهبری پروژه: اجرای بزرگ‌ترین پروژه‌های جهان” به این نکته اشاره می‌کند که رهبران به عناصر “نرم” سازماندهی و رهبری تحویل پروژه توجه کافی نکرده‌اند. این عناصر نرم عبارتند از مدل‌های ذهنی، شیوه‌های عملیاتی، رفتارها و فرهنگ مورد نیاز برای موفقیت.

همانطور که جک فاچر، رئیس و مدیر اجرایی شرکت پیمانکاری بِچتل، می‌گوید: “فرایند خروجی پروژه را تحویل نمی‌دهد؛ رهبری این کار را می‌کند و فرایند را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد” اما واقعیت این است که این عوامل به سختی می‌توانند در سازمان جای گیرند.

نتیجه هر پروژه بزرگی به طور عمده به چگونگی خوب کار کردن تیم با یکدیگر  بستگی دارد. مدل ذهنی ‌سازنده در یک تیم باعث تصمیم‌گیری‌های خوب و روابط مستحکم و مبتنی بر اعتماد میشود و منجر به روحیه تیمی بالا و عملکرد عالی می‌گردد.

تحقیقات شرکت مک‌کنزی چهار جزء از یک مدل ذهنی متمایز را شناسایی کرده است که به تعیین نتیجه یک پروژه بسیار بزرگ (مگا پروژه‌ها) کمک می‌کند، هر یک از این اجزای مدل‌های ذهنی نقطه مقابل خطاهای مرگباری است که می‌تواند پروژه را از مسیر خود خارج کند

  1. زمینه را برای موفقیت پیمانکار فراهم کنید: مالکان و پیمانکاران پروژه با ذهنیت “ما با هم برنده می‌شویم و با هم می‌بازیم ” به بهترین شکل ممکن به عنوان شرکای تجاری با هم کار می‌کنند. روابط سازنده پیمانکار و مالک بر اساس اعتماد متقابل و مشارکت در حل مسائل بنا شده است.

خطای مرگبار: مقصر دانستن پیمانکار و حل نکردن مشکل : “پیمانکار ناکارآمد است، بنابراین ما باید فشار را بر آنها افزایش دهیم”.

 

  1. به فرایندهایتان اعتماد کنید، اما بدانید که رهبری مورد نیاز است: فرایندها به تنهایی هر چالشی را در یک پروژه فوق‌العاده بزرگ حل نمی‌کنند. رهبران نه تنها باید اعتماد کرده و فرایندهای مناسب را اجرایی کنند، بلکه باید مزایا و محدودیت های آنها را نیز شناسایی نمایند.

خطای مرگبار: دنبال کردن کورکورانه فرایندها: “من ایده شما را دوست دارم اما می‌دانم که مدیر پروژه آن را در نظر نمی‌گیرد، زیرا این ایده در فرایند جا نمی‌گیرد.”

  1. مانند کسب‌وکار رهبری کنید، نه پروژه: یک پروژه بسیار بزرگ بیشتر به ایجاد یک کسب‌وکار شبیه است تا اجرای یک پروژه ساخت و ساز. بنابراین نیازمند مدیری‌ست که قابلیت رهبری و قضاوت طیف وسیعی از مسائل سازمانی را داشته باشد.

خطای مرگبار: عدم الهام بخشی به تیم : به عنوان مثال، “این همان شیوه‌ای است که ما همیشه پروژه‌ها را اجرا می‌کنیم”.

 

  1. مسئولیت کامل نتایج را به دست بگیرید: صاحب پروژه باید پاسخگویی کامل در برابر تحویل پروژه داشته باشد، از امور مطلع باقی بماند و در تمام مدت آماده باشد تا تصمیمات سخت را به موقع اتخاذ کند.

خطای مرگبار: اعتقاد به اینکه میتوان تحویل پروژه را تفویض کرد – “این کار پیمانکار است که پروژه را بر اساس زمان و بودجه مشخص به سرانجام برساند.”

این مدل‌های ذهنی باید در سراسر سازمان پروژه و تیم گسترده صاحبان آن پذیرفته شوند و از خطاهای مرگبار نیز اجتناب گردد. مالکان و مدیران پروژه باید محیطی را ایجاد کنند که این مدل‌های ذهنی، شیوه کار روزمره تیم و نحوه ارتباط آنها با یکدیگر و با پیمانکاران و سایر ذی‌نفعان را شکل دهد. داشتن مدل ذهنی صحیح و به جا،‌ جزئی کلیدی در به‌کارگیری سبک رهبری مناسب در طرح‌ریزی و اجرای پروژه است.

 

منبع: مک‌کنزی

مترجم: مارال مختارزاده

دوره و کتاب های آموزشی مدیریت پروژه

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *