همه چیز در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

هر بار که شما با مشتری تماس می‌گیرید، یک محصول جدید را توسعه می‌دهید یا با شکایت و نارضایتی یک مشتری روبه‌رو می‌شوید، احتمالاً از مجموعه‌ای از مراحل کاری پیروی می‌کنید. این مراحل به عنوان فرآیندهای کسب‌وکار شناخته شده‌اند و نه‌تنها موجب  صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود، بلکه به سازمان هم کمک می‌کند. به همان میزان که بازار تکامل می‌یابد و انتظارات مشتری از شما شکل می‌گیرد، مهم است که به طور منظم مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان بهبود داده شود و این یعنی به جای انتظار برای رسیدن به کمال در بازه‌ای کوتاه، از بهبود مستمر برای رشد و ماندگاری استفاده کنید.

فرآیندهای کسب‌وکار به راحتی می‌توانند ناکارآمد عمل کرده و زمان و منابع سازمان را به هدر دهند. علاوه بر این فرآیندهای ناکارآمد سازمانی منجر به نارضایتی کارمندان،  تحمیل هزینه‌ها و فرصت‌های ازدست‌رفته بیشتر شود که همگی منجر به کاهش رشد و سودآوری سازمان خواهد شد. اگر می‌خواهید سازمانتان همچنان رشد کرده ، کارآمد عمل کند و  تأثیر بیشتری بر مشتریان داشته باشد، مهم است که به طور مداوم به بررسی و بهبود فرآیندهای کسب و کار بپردازید. این مقاله به بررسی چگونگی انجاممدیریت فرآیندهای کسب و کار و مزایای آن برای سازمان می‌پردازد:

مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار چیست؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار ، شرکت را برای موفقیت در اجرای استراتژی‌های کسب‌وکار توانمند می‌سازد. درست است که فناوری، کارکنان مناسب و ساختارهای پشتیبان می‌توانند به این امر کمک کنند. اما داشتن فرآیندهای مناسب، بهترین راه کسب‌وکار برای ارزش بخشی به مشتری و باقی ماندن در فضای رقابت است. بنابراین سؤالی که پیش می‌آید این است که شرکت‌ها چگونه می‌توانند فرآیندهای کسب‌وکار را با کارایی بالا توسعه دهند؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار به بررسی و ارزیابی فرآیندهای موجود در یک سازمان می‌پردازد و در پی تضمین این است که هر فرآیند در محل مناسب، به شکل درست و در زمان بهینه‌ای برنامه ریزی شده باشد. با شناسایی و بهبود فرآیندهای موجود در کسب‌وکار، به مرور تمام فعالیت‌های سازمانی به شیوه‌ای بهتر انجام می‌شود، فعالیت‌های زائد کاری حذف می‌گردد و در نهایت با بهینه‌ترین شکل ممکن از سازمان روبه‌رو می‌شویم.

این فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانند رسمی و غیررسمی باشند. فرآیندهای رسمی، مراحل مشخص و شفافی را طی خواهند کرد و معمولاً در مواجهه با موضوعات مالی، قانونی و امنیتی مهم تلقی می‌شوند.  بر عکس فرآیندهای غیر رسمی را خودتان در سازمان ایجاد کرده‌اید و ممکن است مستند نشده باشند. شما ممکن است گام‌های غیر رسمی برای پیدا کردن مشتریان بالقوه جدید یا جلسات رهبری با تیم خود داشته باشید.

چرا مهم است که مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار را بهبود ببخشید؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است تا گردش کار روزانه را تسهیل کرده و ارتقا بخشد. اما هنگامی که فرآیندها ناکارآمد یا غیرعملیاتی باشند، می‌توانند منجر به مشکلاتی در سازمان شوند. برای مثال آن‌ها می‌توانند کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان را تحت تأثیر قرار دهند، کارکنانی ناامید و ناراضی را برای شرکت به جای گذارند و با هدر دادن منابع ، هزینه‌های بیشتری را به سازمان تحمیل کنند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در اینجا به سه مزیت بهبود فرآیندهای کسب‌وکار اشاره می‌شود:

  • کارایی: بسیاری از فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانند به علت طراحی یا نظارت ضعیف ناکارآمد باشند. بهبود فرآیندهای کسب‌وکار باعث افزایش بهره‌وری و خلاص شدن از آن دسته فعالیت‌هایی می‌شود که زمان و منابع را به هدر می‌دهند.
  • اثربخشی: اگر مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند به کارایی کمک کند پس حتماً اثربخشی را هم به دنبال خواهد داشت. این به مفهوم اتخاذ تصمیمات آگاهانه، اجرای بهتر وظایف کاری و بهبود تجربه مشتریان از کسب‌وکار است و باعث می‌شود که سازمان در صنعت خود سودآور و رقابتی باقی بماند.
  • انعطاف‌پذیری بیشتر: برای کسب‌وکار مهم است که از ابزارهای انعطاف‌پذیری برای انجام کار بهره ببرد. کسب‌وکارهایی که فرآیندهای غیرقابل انعطاف دارند، با احتمال بیشتری به نفع رقیب کنار می‌روند. فرصت‌ها، مقررات و یا همکاران جدید موجب می‌شوند که کسب‌وکار به انعطاف‌پذیری نیاز داشته باشد تا بتواند از راه‌های مختلفی برای انجام کارهایش اقدام کند.

چگونه می‌توان مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار را بهبود بخشید؟

اولین قدم برای بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار ، شناسایی حوزه‌های قابل‌بهبود است. با ارزیابی آنچه که خوب کار می‌کند و مناطقی که نیاز به توسعه و بهبود دارند، می‌توانید برای اولویت‌بندی بهبود فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز بیشتری داشته باشید.  از طرف دیگر بهتر است بررسی کنید که چگونه هر فرآیند بر سازمان و مشتریان شما تأثیر می‌گذارد. بدیهی است تأثیرگذارترین فرآیندهای کسب‌وکار، باید با سرعت بیشتری بهبود داده شوند.

با درک کامل فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانید اهدافی را برای بهبود واقعی مشخص کنید. مراحل فرآیند فعلی را شکسته و  در نظر بگیرید هر گام چگونه می‌تواند منجر به هزینه شود. با افرادی که به‌طور مستقیم تحت تأثیر این فرآیند قرار می‌گیرند صحبت کنید و ببینید که چه چیزی را در این فرآیند اشتباه می‌دانند و از نظر آنان راه‌حل بهبود چیست؟

هنگامی‌که طراحی مجدد فرآیندها آغاز می‌شود، بهتر است که هر شخصی که مستقیماً در فرآیند دخیل است، وارد بازی کنیم. آن‌ها نه تنها ایده‌های خوبی برای مشارکت دارند، بلکه اگر زودتر وارد طراحی مجدد فرآیندها شوند، احتمال بیشتری برای اصلاح احتمالی فرآیند و همچنین تطبیق انها با شیوه جدید کاری وجود دارد.

پیاده‌سازی فرآیندهای جدید کسب‌وکار:

مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار ، احتمالاً شامل تغییر سیستم یا فرآیندهای فعلی است. پیاده‌سازی یک فرآیند جدید کار بسیار مشکل و سنگینی است، بنابراین مهم است که این مرحله را با دقت برنامه‌ریزی و مدیریت کنید. به یاد داشته باشید که مردم اغلب در برابر تغییرات مقاومت می‌کنند، به ویژه هنگامی که از فرآیندهای قبلی برای مدت زمان طولانی استفاده کرده و به آن عادت کرده‌اند.

واقعیت این است که کم پیش می‌آید که فرآیند جدید بلافاصله تمام انتظارات ما را پوشش دهد. ممکن است هفته‌ها و ماه‌ها طول بکشد تا اطمینان حاصل کنیم که فرآیند جدید همان چیزی است که می‌خواهیم. نظارت مستمر و دریافت بازخورد به شما اجازه می‌دهد تا با مسائل احتمالی آشنا شده و به فکر راه‌حل باشید.

مهم این است که انعطاف‌پذیر باشید و به طور مرتب پیشرفت‌های جزئی را تحت نظر قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که فرآیند جدید مؤثر و کارآمد است. در چنین شرایطی استفاده از رویکرد بهبود مستمر می‌تواند به شما کمک کند تا شروع به توسعه استراتژی خود کنید.

نتیجه‌گیری:

فرآیندهای کسب‌وکار مجموعه گام‌هایی هستند که به شرکت برای رسیدن به یک هدف خاص یا ارائه یک محصول یا تجربه خاص کمک می‌کند. هنگامی که این فرآیندها به خوبی کار می‌کنند، می‌توانند کارایی، اثربخشی و کاهش ضایعات را در سازمان به همراه داشته باشند و در نبود این موضوع ناامیدی کارکنان، تأخیر در انجام کارها و افزایش هزینه تنها نمونه‌هایی از خساراتی است که به سازمان وارد می‌شود.

مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار ابزاری اساسی است که شرکت‌ها می‌توانند از طریق آن کسب‌وکارشان را هماهنگ کرده و آن را توسعه بخشند. از آنجا که بازار همیشه در حال تغییر است، لازم است که مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار دائماً مد نظر قرار گیرد تا از پیشروی فرآیندهای قدیمی و ناکارآمد جلوگیری شود. به منظور موفقیت و رقابت، کسب‌وکار باید به طور مداوم فرآیند کسب‌وکار خود را بهبود بخشد.

در نهایت اینکه نکته کلیدی برای بهبود مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار این است که با داشتن درک بالایی از فرآیندهای فعلی، سنجه‌های عملکردی مدنظرتان را مشخص کرده و برنامه‌ای برای دستیابی به این سطح عملکردی در نظر گرفته باشید.

منبع: tallyfy

مترجم: مارال مختارزاده

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی پیشنهادی

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *