هر سوالی در مورد دورکاری دارید در این مقاله پاسخ داده می‌شود!

دورکاری

پیش‌بینی می‌شود همه‌گیری کروناویروس اساساً عملکرد بسیاری از سازمان‌ها را برای آینده تغییر دهد. این روزها که قرنطینه و حفظ فاصله اجتماعی به یک الزام تبدیل شده است، دورکاری ضرورتی مهم به حساب می‌آید. رهبران شرکت‌ها، مدیران و کارمندان چگونه با این تغییر ناگهانی کنار می‌آیند؟ در این مقاله با بررسی چندین سؤال به این سؤال می‌پردازیم که چگونه می‌توان دورکاری مؤثر، مدیریت جلسات مجازی و هدایت تیم‌ها را در زمان بحران انجام داد.

آیا سازمان‌ها برای این انتقال ناگهانی به دورکاری آماده هستند؟

با توجه به مقیاس و دامنه آنچه می‌بینیم، این حجم از دورکاری در سازمان‌هایی با ۵،۰۰۰ یا ۱۰،۰۰۰ کارمند بی‌سابقه است؛ بنابراین بدیهی است که بگوییم متأسفانه ما برای این انتقال ناگهانی آماده نبودیم و نیستیم.

اولین کاری که مدیران و رهبران می‌توانند برای آماده سازی کارمندان خود انجام دهند چیست؟

زیرساخت‌ها را به درستی فراهم کنید. آیا کارکنان از فناوری لازم برای انجام وظایفشان در منزل برخوردار هستند یا به آن دسترسی دارند؟ چه کسی لپ‌تاپ دارد؟ آیا آن‌ها نرم‌افزاری را که باید برای انجام کار، تماس‌های کنفرانسی و غیره داشته باشند، دارند؟ در مورد کارمندانی که لپ‌تاپ یا دستگاه تلفن همراه ندارند چه فکری کرده‌اید؟ مدیران باید خیلی سریع اطمینان حاصل کنند که همه کارمندان به حداقل زیرساخت‌ها و امکانات دسترسی دارند تنها در این صورت است که می‌توان به اثربخشی دورکاری امید داشت.

افرادی که عادت به دورکاری ندارند باید چه کاری انجام دهند تا از نظر روان‌شناختی برای آن آماده شوند؟

یک روش منضبط برای مدیریت روزتان داشته باشید. زمان شروع و پایان کارتان را برنامه‌ریزی کنید. ریتم مشخص روزتان را حفظ کنید. دوش بگیرید، لباس کارتان را بپوشید و سپس پشت کامپیوترتان بنشینید. اگر یک برون‌گرا هستید و به تماس و ارتباط زیاد با همکارانتان عادت کنید، بد نیست واقعاً در طول روز احوالشان را بپرسید. از خود بپرسید: چگونه می‌توانم از احساس تنهایی یا منزوی بودن نجات پیدا کرده و آن را به کارایی و بهره‌وری در کار تبدیل کنم؟

به یاد داشته باشید که این امکان وجود دارد که از کار در خانه لذت ببرید. می‌توانید موسیقی موردنظر خود را پخش کنید. می‌توانید درباره زمان انعطاف‌پذیرتان فکر کنید. اگر مدیر هستید اطمینان حاصل کنید که تمام تلاشتان را برای تبدیل دورکاری به ریتم روزانه افراد انجام می‌دهید.

دورکاری

در حین دورکاری چگونه باید با کارمندان در ارتباط باشید؟ گروهی؟ تک‌تک؟ از طریق تماس تلفنی؟ یا گپ‌های ویدیویی؟

در مرحله اول، شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید امور داشته باشید. با کارمندانتان صحبت کنید و به آن‌ها بگویید ما نمی‌دانیم این شرایط چه مدت ادامه خواهد داشت؛ اما می‌خواهم اطمینان حاصل کنم که همه شما هر آنچه نیاز دارید را در دسترس دارید. از آن‌ها بپرسید که چند بار ارتباط در طول هفته برایشان بهتر است؟ بهترین پلتفرم برای برقراری ارتباط کدام است؟ شما باید به مردم کمک کنید تا درک کنند که چگونه کار از راه دور انجام دهند و به آن‌ها اطمینان دهید که این کار مؤثر است.

پس از سر و سامان دادن به این موارد، حداقل یک بار در هفته با گروه خود ملاقات کنید. میزان این ارتباط برای کارمندان جدیدتر، افرادی که در پروژه‌های مهم کار می‌کنند و افرادی که نیاز به تماس بیشتر دارند، زمان بیشتری می‌طلبد. همچنین به یاد داشته باشید که می‌توانید کارهای سرگرم‌کننده را به‌طور عملی انجام دهید: با هم از راه دور قهوه بنوشید، ناهار بخورید و یا زمانی را به گپ زدن با اعضای گروهتان اختصاص دهید. همه این موارد می‌تواند به حفظ ارتباطاتی که در شرکت داشتید کمک کند. تحقیقات کافی وجود دارد که نشان می‌دهد گروه‌های مجازی از نظر اعتماد و همکاری می‌توانند کاملاً شبیه به گروه‌های مستقر در شرکت باشند. فقط به نظم و انضباط نیاز بیشتری نیاز دارید

.

چگونه دورکاری بر سلامت روان‌شناختی افراد تأثیر دارد؟ کارفرمایان چه کاری می‌توانند انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که مردم همچنان متمرکز، متعهد و خوشحال هستند:

افراد مکالمه‌های بی‌برنامه یا گپ و گفت‌های روزانه‌شان را در طی دورکاری از دست می‌دهند و واقعیت این است که همین عامل به‌ظاهر ساده می‌تواند بر سلامت روان افراد تأثیر بگذارد. این‌ها در واقع بخش‌های بزرگ و مهمی از کار روزانه هستند که تأثیر مستقیمی بر عملکرد افراد دارند. چگونه می‌توان این تعاملات را از دور شبیه‌سازی کرد؟ خوشبختانه تکنولوژی به کمک ما آمده است و این امکان وجود دارد تا از طریق مکالمات تلفنی زنده یا کنفرانس‌های ویدیویی با همکاران در ارتباط باشیم. البته ورزش هم برای سلامت روان بسیار مهم است.

رهبران چگونه می‌توانند یک فرهنگ خوب دورکاری ایجاد کنند؟

بیش از ۱۰،۰۰۰ کتاب به زبان انگلیسی در آمازون وجود دارد که در مورد نحوه هدایت درست دورکاری است. چرا؟ زیرا انجام این کار بسیار دشوار است و مدیران مجبورند به طور جدی روی آن کار کنند. بهتر است اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می‌دانند دقیقاً چه اتفاقی در حال وقوع است. شما باید آنچه را که در سطح سازمانی اتفاق می‌افتد، دائماً با کارکنان در میان بگذارید، زیرا وقتی در خانه هستند احساس می‌کنند که دور از میدان هستند و همین امر موجب می‌شود از اهداف مشترک و نیاز مشتریان غافل باشند.

دورکاری چگونه بر بهره‌وری تأثیر خواهد گذاشت؟

اصلاً قرار نیست بهره‌وری کاهش یابد حتی ممکن سات افزایش هم داشته باشد. زیرا رفت‌وآمد و حواس‌پرتی از بین رفته است. البته ممکن است کار در خانه و در کنار خانواده مصائبی را به همراه داشته باشد. مشکل دیگر ممکن است توانایی شما برای حل سریع مشکلات هنگام عدم دسترسی به صورت حضوری در دفتر کارتان باشد و همین امر ممکن است تاخیراتی را در انجام وظایف ایجاد کند. با این حال شواهد قوی وجود دارد که نشان می‌دهد دورکاری تأثیر چندانی بر بهره‌وری ندارد.

اگر سیاست‌های حفظ فاصله اجتماعی و قرنطینه خانگی ادامه یابد، چگونه می‌توانید میزان بهره‌وری کارمندان را اندازه بگیرید و در نهایت عملکرد آن‌ها را ارزیابی کنید؟‌

اینجا همان زمانی است که شما باید به کارمندانتان اعتماد کنید. این دوره و زمانی است که ما باید به توصیه‌های ارنست همینگوی گوش دهیم: بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می‌توانید به کسی اعتماد کنید، اعتماد کردن به آن‌ها است.» شما نمی‌توانید ببینید مردم چه می‌کنند؛ اما می‌توانید آن‌ها را به روش‌های درست تجهیز کنید و امیدوار باشید که آن‌ها کارشان را درست انجام می‌دهند. شما نمی‌توانید روند کار را زیر نظر بگیرید، بنابراین بررسی شما باید مبتنی بر نتیجه باشد. امروز ما همه فن‌آوری‌های لازم را داریم که نه‌تنها کار کنیم بلکه به همکاری با یکدیگر بپردازیم. ما ابزارهای رسانه اجتماعی گسترده‌ای داریم که به ما امکان می‌دهد داده‌ها را ذخیره و ضبط کنیم، مکالمه‌های یک به یک داشته باشیم، بهترین شیوه‌ها را به اشتراک بگذاریم و یاد بگیریم.

در نهایت اینکه سازمان‌ها، تیم‌ها و افراد در حال کسب تجربه جدیدی هستند. دورکاری تمایل بسیاری از کارمندان بوده است که اکنون به اجبار اتفاق افتاده است. البته این طور نیست که افراد قصد داشته باشند این قالب جدید کاری را به طور دائم اتخاذ کنند، اما این تجربه باعث افزایش ظرفیت همه خواهد شد. اگر جنبه مثبتی برای این آشفتگی وجود داشته باشد، این است که ما مهارت‌های خاصی را توسعه می‌دهیم که می‌توانند در آینده مفید باشند.

منبع: نشریه دانشکده کسب‌وکار هاروارد

مترجم: مارال مختارزاده

دورکاری

کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی پیشنهادی

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *