مدیران برای مدیریت پروژه‌های خود چه مهارت‌هایی را باید بیاموزند؟

مدیریت فرآیندی گسترده و گاهی پیچیده است که مدیران را همواره با چالش‌های کوچک و بزرگ مواجهه می‌کنند تا با استفاده از توانایی‌ها و ابزارهایی که در دست دارند، تصمیمات مناسب را جهت رهبری تیم و پروژه اتخاذ نمایند‌‌. توانایی انجام کارها که از آن با عنوان مهارت یاد می‌شود، امری ذاتی و البته تا حدودی نیز اکتسابی بوده که نیاز است مدیران از طریق آموزش بدان مهارت‌ها دست پیدا کنند.

بنابراین مهارت تلفیقی از علم و عمل است که با تمرین و تلاش فراوان به دست می‌آید. مدیران پروژه با برخورداری از مهارت‌های گوناگون علاوه بر توانایی برطرف کردن امور، بر اعتبار خود افزوده و پروژه را به سمت اهداف تعیین شده پیش می‌برد. تا با موفقیت به پایان برسد. در ادامه به انواع مهارت لازم و ضروری برای مدیران پروژه اشاره می‌شود که نیاز با آموزش بر آن‌ها مسلط شوند.

انواع مهارت‌های موردنیاز مدیران پروژه

بر اساس تحقیقات و استانداردهای بین‌المللی هر فرد جهت مدیریت پروژه باید توانایی انجام امور زیر را به خوبی داشته باشد تا بتواند خود و تیمش را در راستای تحقق هدف پروژه سوق دهد. این توانایی‌ها که از آن‌ها به عنوان مهارت‌های مدیریت پروژه (project management skills) یاد می‌شود شامل موارد زیر هستند:

انواع مهارت‌های موردنیاز مدیران

۱. اولویت‌بندی پروژه

۲‌. مدیریت محدوده

۳. مدیریت هزینه پروژه

۴. زمان‌بندی پروژه

۵. مدیریت ارتباطات

۶. مدیدیت کیفیت پروژه

۷. مدیریت ریسک

۸. مدیریت منابع انسانی

۹. مدیریت حامیان و تهیه‌کنندگان پروژه

مهارت اول: اولویت‌بندی پروژه

مدیران پروژه باید بتوانند بر اساس اهداف پروژه مدل و طرحی پیاده‌سازی کنند. سپس پروژه‌ را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کرده و به هر بخش یک اولویت در نظر بگیرند. پس از آن پروژه را طبق اولویت‌بندی صورت گرفته پیش ببرند تا به خروجی برسد. در این راه هر جا که لازم بود، مدیر پروژه باید تغییرات لازم را اعمال نماید.

مهارت دوم: مدیریت محدوده (Scope Project)

این مهارت به مدیر پروژه کمک می‌کند تا فرآیندهایی را تنظیم و تدوین کند که فقط برای رسیدن به نتیجه نهایی لازم و ضروری هستند و از انجام کارهای غیرضروری دوری کنند. درواقع مدیر پروژه طبق این توانایی، منابع و ابزارها را تنها جهت رسیدن به هدف نهایی پروژه مصرف می‌کنند و البته در این راه تمام اهداف پروژه نیز باید تأمین نمایند.

مهارت سوم: مدیریت هزینه‌ پروژه (Project cost management)

مدیر پروژه از این مهارت در جهت برنامه‌ریزی، تخمین و تخصیص بودجه به پروژه استفاده می‌کند وی از ابتدا تا انتهایی پروژه بر با نظارت دقیق و کنترل هزینه‌ها تلاش می‌کند که پروژه مطابق با بودجه اولیه در نظر گرفته شده، به پایان برسد. در این راه از تکنیک‌ها و نرم‌افزارهای موجود برای برآورد و تخمین، جمع‌آوری و برنامه‌ریزی استفاده می‌نمایند.

مهارت چهارم: زمان‌بندی پروژه (Project Time Management)

این مهارت یکی از اساسی‌ترین توانایی‌های مدیران پروژه محسوب می‌شود، زیرا علاوه بر این‌که مدت زمان پروژه تأثیر مستقیمی بر برآورد منابع و تخصیص منابع دارد، هزینه‌های پروژه را نیز تحت تأثیر قرار خواهد داد. درواقع می‌توان گفت زمان از پارامترهای اصلی بررسی عملکرد مدیر پروژه توسط ذینفعان و حامیان پروژه به حساب می‌آید. زمان‌بندی پروژه راهکارهای متفاوتی دارد اما در ساده‌ترین حالت ممکن، مدیر پروسه‌های مختلف پروژه را به ترتیب قرار داده و منابع لازم را به هر کدام اختصاص دهد. سپس زمان انجام هر پروسه را تخمین زده و بر اساس زمان‌بندی صورت گرفته پروژه را مرحله به مرحله پیش ببرد.

مهارت پنجم: مدیریت ارتباطات پروژه (Project Communications management)

مدیر پروژه با استفاده از این مهارت، توانایی تولید، جمع‌آوری، ذخیره و توزیع اطلاعات را کسب کرده و جهت بازاریابی و رساندن پروژه به اهدافش به کار می‌برند. این ارتباطات هم در چارچوب سازمان و تیم پروژه بوده و هم ارتباطات خارج از تیم را در برمی‌گیرد که دارای اصول، تکنیک و ابزارهای مخصوص به خود است.

مهارت ششم: مدیریت کیفیت پروژه

چگونگی کیفیت محصول نهایی، مهم‌ترین فاکتور ارزیابی مشتری و ذینفعان از نحوه انجام پروژه مطابق با استانداردهای تائیدی است. مدیریت کیفیت مهارتی است که مشخص می‌کند در تمامی مراحل اجرای پروژه از برنامه‌ریزی تا تولید محصول نهایی پروژه طبق استاندارد انجام شده است. زیرا اگر کیفیت محصول یا خدمت تولیدی آن چیزی که مشتری می‌خواهد نباشد، به منزله از دست دادن منابع، زمان و هزینه است. مدیریت کیفیت پروژه با کمک ابزارهایی نظیر انواع نمودارها و چارت‌ها امکان‌پذیر بوده که مدیر پروژه باید کار با آن‌ها را بیاموزد.

مهارت هفتم: مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک به معنایی تشخیص و شناسایی انواع خطرهای احتمالی در طول زمان اجرای پروژه است تا بتوان از وقوع آن‌ها جلوگیری کرد و یا در صورت اتفاق افتان توانایی کنترل و مدیریت آن‌ها را داشت. میزان توانایی پذیرش یا عدم پذیرش خطر در مدیر پروژه به سطح تاب‌آوری (tolerance level) او بستگی دارد و هرچه مهارت مدیریت ریسک بالاتری داشته باشد، بیشتر از وقوع اتفاقات پیش‌بینی نشده در پروژه پیشگیری نماید.

مهارت هشتم: مدیریت منابع انسانی

مدیر پروژه باید بتواند تیمی کارآمد جهت انجام پروژه تشکیل، سازمان‌دهی و رهبری کند. او با استفاده از این مهارت، اقدام به استخدام افراد لایق و حرفه‌ای نموده، وظایف هر یک از اعضای گروه را با توجه به اهداف پروژه تعیین کرده و بر عملکرد آن‌ها نظارت می‌کند. در حین اجرای پروژه به حل اختلافات درون گروهی پرداخته و به تیم انگیزش می‌بخشد.

مهارت نهم: مدیریت حامیان و تهیه‌کنندگان پروژه

هر پروژه دارای ذینفعان و کسانی هستند که از محصول یا خدمت نهایی پروژه سود می‌برند. مدیر پروژه باید توانایی شناسایی و تحلیل منافع ذینفعان و حامیان پروژه را داشته باشد تا راحت‌تر و سریع‌تر مراحل پروژه را بر اساس اطلاعات به دست آمده تنظیم کرده و پیش ببرد.

جمع‌بندی

طبق آنچه گفته شد، مدیران پروژه جهت انجام پروژه نیاز به مهارت‌هایی داشته که اگر چه ممکن است به صورت ذاتی و بالقوه در وجود آن‌ها باشد اما لازم است با آموزش و تمرین این توانایی‌ها به شکل بالفعل خود را نشان دهد. در این راستا می‌توانند با شرکت در دوره‌های مدیریت پروژه، مهارت‌های لازم را مطابق با استاندارد فرا بگیرند.

انواع مهارت‌های موردنیاز مدیران

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *