طراحی چک لیست مدیریت پروژه : مدیریت تدارکات پروژه

مدیریت تدارکات پروژه

مدیریت تدارکات پروژه، فرآیندهای لازم برای خرید یا تأمین محصولات، خدمات و یا نتایج مورد نیاز از خارج تیم پروژه را دربر می‌گیرد. هر سازمانی می‌تواند خریدار یا فروشنده‌ی محصولات، خدمات یا نتایج باشد.

همچنین مدیریت تدارکات پروژه، کنترل هر قراردادی که توسط یک سازمان خارجی (خریدار) منعقد شده و هدف آن کسب تحویل دادنی‌های پروژه‌ی انجام‌شده به وسیله‌ی سازمان مجری (فروشنده) است را دربر می‌گیرد. اداره‌ی تعهدات قراردادی که از طریق قرارداد بر عهده‌ی تیم پروژه قرار می‌گیرد نیز در مدیریت تدارکات پروژه جای می‌گیرد.

فرآیندهای مدیریت تدارکات پروژه شامل موارد زیر است:

  • برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات: فرآیند مستندسازی تصمیم‌های مربوط به تدارکات پروژه، مشخص کردن رویکرد و شناسایی فروشندگان بالقوه.
  • اجرای تدارکات: فرآیند کسب پاسخ فروشندگان، انتخاب یک فروشنده و انعقاد یک قرارداد.
  • کنترل تدارکات: فرآیند مدیریت روابط تدارکات، نظارت بر عملکرد قرارداد و اعمال تغییرات و اصلاحات در موارد مقتضی.
  • خاتمه‌ی تدارکات: فرآیند تکمیل تمامی تدارکات پروژه.

در این یادداشت قصد داریم چک ‌لیست‌هایی از هرکدام از فرایندهای مدیریت تدارکات پروژه ارائه نماییم.

 برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات:

فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات تعیین می‌کند که چه نیازهایی از پروژه، می‌توانند یا می‌بایست از طریق خرید یا تأمین محصولات، خدمات یا نتایج از خارج از سازمان پروژه به بهترین نحو تحقق یابند و کدام نیازهای پروژه، می‌توانند توسط تیم پروژه محقق شوند. هنگامی‌که (تیمِ) پروژه، محصولات و خدمات و نتایج مورد نیاز برای اجرای پروژه را از خارج از سازمان مجری به دست می‌آورد، فرآیندها از برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات تا خاتمه‌ی تدارکات، برای هر قلمی که می‌بایست تأمین شود، اجرا می‌گردند.

فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات، ارزیابی ریسک‌های موجود در هر تحلیل ساخت یا خرید را شامل می‌شود. همچنین این فرآیند، بازنگری نوع قرارداد برنامه‌ریزی‌شده برای استفاده را، به منظور تعدیل ریسک‌ها یا اجتناب از ریسک‌ها و گاهی انتقال ریسک‌ها به فروشنده دربر می‌گیرد.

مدیریت تدارکات

کنترل برنامه مدیریت تدارکات پروژه با در نظر گرفتن ملاحظات زیر انجام می‌شود:

  • تحلیل و تصمیم‌گیری در “مورد خرید یا ساخت” انجام شده باشد.
  • معیارهای انتخاب تأمین‌کننده تعیین شده باشد.
  • برنامه مدیریت تدارکات تدوین شده باشد.
  • اسناد تدارکات برای هر بسته خرید / تأمین تنظیم شده باشد.
  • مواد قراردادی (شرایط عمومی و خصوصی) هر بسته خرید / تأمین تنظیم شده باشد.
  • بسته‌های خرید / تأمین تعریف شده باشند.
  • بیانیه کار هر بسته خرید / تأمین تنظیم شده باشد.
  • انطباق بسته‌های خرید / تأمین با WBS و نیز ساختار گزارش‌دهی پروژه کنترل شده باشد.

 اجرای تدارکات پروژه

اجرای تدارکات، عبارت است از فرآیندِ کسب پاسخ‌های فروشندگان، انتخاب یک فروشنده و انعقاد قرارداد. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که از طریق توافق‌نامه‌های معین، هماهنگی میان انتظارات ذی‌نفعان داخلی و خارجی را فراهم می‌سازد.

در طول فرآیند اجرای تدارکات، تیم پروژه پیشنهادهای بها و پیشنهادها را دریافت نموده و معیارهای انتخاب از پیش تعریف شده‌ای را به کار خواهد گرفت تا یک یا چند فروشنده را انتخاب نماید. فروشندگان انتخاب شده باید برای اجرای کار صلاحیت داشته باشند و به عنوان فروشنده، قابل پذیرش باشند.

در کنترل اجرای تدارکات پروژه می‌توان از چک‌لیست زیر به عنوان یک الگو استفاده نمود:

  • تأمین‌کنندگان بالقوه شناسایی شده باشند.
  • اسناد تدارکات برای تأمین‌کنندگان ارسال شده باشد.
  • جلسه هماهنگی برگزاری شده باشد.
  • به ابهام‌ها پاسخ داده شود.
  • تأمین‌کنندگان در مورد ارائه یا عدم ارائه پیشنهاد تصمیم‌گیری کرده باشند.
  • پیشنهاد تأمین‌کنندگان تهیه و ارائه شود.
  • قیمت از تأمین‌کنندگان تهیه و ارائه شود.
  • مذاکرات لازم انجام شود.
  • قرارداد منعقد شود.

 کنترل تدارکات

کنترل تدارکات، عبارت است از فرآیند مدیریت روابط تدارکات، نظارت بر عملکرد قرارداد و در صورت نیاز، اعمال تغییرات و اصلاحات در قراردادها. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که تضمین می‌نماید، هم عملکرد خریدار و هم عملکرد فروشنده، ضمن مطابقت با شرایط حقوقی توافق‌نامه، الزامات تدارکات را برآورده می‌سازد.

کنترل تدارکات، متضمن به‌کارگیری فرآیندهای مناسب مدیریت پروژه در روابط قراردادی و یکپارچگی خروجی‌های این فرآیندها در مدیریت کلی پروژه است. اغلب زمانی که فروشندگان و محصولات، خدمات یا نتایج متعددی وجود داشته باشد، این یکپارچگی در سطوح مختلف شکل می‌گیرد.

کنترل راهبری مناسب در مدیریت تدارکات پروژه با در نظر گرفتن ملاحظات زیر انجام می‌شود:

  • جنبه‌های حقوقی قرارداد بررسی شود.
  • عملکرد قرارداد بررسی شود.
  • درصورت ضرورت درخواست تغییر ارائه شود.
  • دعاوی،تعارض‌ها و تداخل‌ها تأمین‌کننده مدیریت شود.
  • عملکرد تأمین‌کننده گزارش شود.
  • عملکرد تأمین‌کننده با مفاد قرارداد مقایسه شود.
  • صورت‌حساب‌ها بررسی شود.
  • مبالغ تائید شده پرداخت شود.
  • بازرسی‌ها و ممیزی‌ها انجام شود.
  • تمامی اطلاعات مربوط به تدارکات ثبت شود.

 خاتمه‌ی تدارکات

خاتمه‌ی تدارکات، فرآیند تکمیل تدارکات است. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که توافق‌نامه و اسناد مربوطه را برای مراجعات آتی، مستند می‌نماید. فرآیند خاتمه‌ی تدارکات، فعالیت‌های اداری از قبیل نهایی سازی ادعاهای خاتمه نیافته، به‌روزآوری سوابق به منظور انعکاس نتایج نهایی و بایگانی چنین اطلاعاتی برای استفاده‌های آتی را نیز دربر می‌گیرد.

  • کنترل خاتمه مناسب تدارکات پروژه با در نظر گرفتن ملاحظات زیر انجام می‌شود:

  • تدارکات ممیزی شوند.
  • برای توافق در مورد دعاوی و اختلاف‌ها مذاکره شود.
  • آموزه‌ها ثبت شوند.
  • گزارش نهایی تدوین شود.
  • محصول اعتبارسنجی و تحویل شود.
  • اطلاعات پروژه به‌روزرسانی شوند.
  • پرونده تدارکات تنظیم و بایگانی شود.
  • تسویه‌حساب انجام شود.
  • پایان تدارکات اعلام رسمی شود

نکته مهم در به‌کارگیری چک‌لیست‌های ارائه شده برای مدیریت تدارکات پروژه، اهمیت متناسب‌سازی آن‌ها بر اساس ماهیت پروژه است. میتوانید نمونه ای از چک لیست مدیریت تدارکات پروژه را از اینجا دانلود کنید.

 

برگرفته از کتاب راهنمای عملیاتی PMBOK، ابزارها، الگوها، فرم‌ها و فهرست‌های کنترلی، انتشارات آریاناقلم.

تدارکات

دوره های آموزشی پیشنهادی

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *