سیستم اطلاعاتی منابع انسانی: آشنایی با سرفصل ششم دوره PHRi

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

همان‌طور که می‌دانیم داده‌های مربوط به کارمندان مجموعه‌ای مهم از اطلاعات برای هر شرکتی است. باوجوداین، اکثر ادارات منابع انسانی هنوز داده‌ها را با صفحه گسترده و اسناد کاغذی ذخیره می‌کنند اما این روش‌ها امنیت اطلاعات شما را تضمین نخواهند کرد. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) نرم‌افزاری است که یک مجموعه‌ای متمرکز از داده‌های اصلی کارمندان را که بخش مدیریت منابع انسانی (HRM) برای تکمیل فرآیندهای اصلی منابع انسانی به انها نیاز دارد، فراهم می‌کند.

یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی، داده‌های مربوط به کارمندان مانند نام، آدرس، شناسه ملی یا شماره تأمین اجتماعی، اطلاعات ویزا یا اجازه کار و اطلاعات مربوط به افراد وابسته به کارکنان را ذخیره، پردازش و مدیریت می‌کند. به‌طورمعمول وظایف بخش مدیریت منابع انسانی مانند استخدام، پیگیری متقاضیان شغلی، مدیریت زمان و حضوروغیاب، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا را نیز ارائه می‌دهد. همچنین ممکن است عملکردهای سرویس‌دهی به کارکنان و حتی عملکردهای حسابداری را نیز شامل شود.

از بعضی جهات، سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می‌توان یک پایگاه داده هوشمند از اطلاعات کارمندان در نظر گرفت. تعامل داده‌ها، فرایندهایی که می‌توانند انجام شوند و قابلیت گزارش‌دهی باعث می‌شود داده‌های ذخیره شده در سیستم قابل‌دسترسی و کاربردی‌تر باشند.

مزایای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS):

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) به بخش منابع انسانی و متخصصان آن کمک می‌کند تا وقت کمتری را صرف کارهای دفتری کنند، به صحت اطلاعات کارمندان کمک می‌کند و می‌تواند کارمندان را قادر سازد تا در مدیریت اطلاعات خود نقش بیشتری داشته باشند.

داشتن یک دیتابیس متمرکز برای داده‌های کارکنان، نیاز به ذخیره پرونده‌های کاغذی آسیب‌پذیر را از بین می‌برد و همچنین نیاز به جستجو در بین کوهی از اسناد کاغذی را برطرف می‌کند. بسته به نوع نرم‌افزار HRIS، می‌توان گزارش‌های متعددی دریافت کرد و تجزیه‌وتحلیل منابع انسانی را در مورد معیارهای مهمی مانند تعداد افراد و گردش مالی ارائه دهد. نرم‌افزار مدرن HRIS یا سیستم اطلاعاتی منابع انسانی همچنین قابلیت‌های بصری را برای به تصویر کشیدن داده‌های کارکنان در قالب نمودار دارا می‌باشد.

امنیت و حریم خصوصی سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS):

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی همچنین به ایمن‌سازی اطلاعات کارمندان و حفظ اطلاعات خصوصی کمک می‌کند. هنگام استفاده از فرم‌های کاغذی یا صفحه گسترده، ممکن است افرادی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند که مورد اعتماد سازمان نباشند. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی می‌تواند اطلاعات را به گونه‌ای تضمین کند که فقط افراد خاصی به آن دسترسی داشته باشند.

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

کارکرد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS)

به عنوان یک ابزار منابع انسانی، یک سیستم مدیریت اطلاعات منابع انسانی معمولاً دارای ماژول‌هایی به شرح زیر است:

  • مدیریت داده‌ها
  • مدیریت سازمانی مانند مواضع و دپارتمان‌های اداری
  • مدیریت حضوروغیاب
  • مدیریت مزایا و منافع اداری کارمندان
  • گردش کاری
  • ارزیابی عملکرد
  • استخدام و بررسی متقاضیان شغلی
  • مدیریت جبران خدمات کارکنان
  • گزارش‌دهی و تحلیل‌های پایه

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) مجموعه‌ای جامع از عملکردهای مدیریت منابع انسانی را برای تأمین نیازهای این بخش فراهم می‌کند. بدون این موضوع، اسناد کاغذی یا صفحه گسترده به اندازه کافی برای ذخیره داده‌های بخش منابع انسانی امن نیستند. ورود دستی داده‌ها می‌تواند باعث بروز خطا شود و بررسی اسناد کاغذی هم به خصوص با عدم استانداردسازی در نحوه ضبط و ذخیره داده‌ها، می‌تواند بسیار وقت‌گیر و گاه گیج‌کننده باشد.

.

اداره منابع انسانی در هر سازمان برای کل سازمان بسیار مهم است. بسیاری از کارکردهای این شرکت با فراهم کردن همه‌چیز از نیروی کار ماهر و با استعداد گرفته تا خدمات آموزشی مدیریت، فرصت‌های غنی‌سازی کارمندان و موارد دیگر، زمینه‌ای برای پشتیبانی این شرکت محسوب می‌شود. ازآنجاکه نیروی کار بیشترین هزینه برای بیشتر سازمان‌ها است، نیروی انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بیشترین ارزش را از این دارایی مهم کسب کنند.

بااین‌حال، برای عملکرد بهینه، ادارات منابع انسانی باید ابزار و منابع مناسب را در اختیار داشته باشند. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) می‌تواند در این بخش برای کمک به کارمندان و مدیران منابع انسانی در بهبود بهره‌وری و نتایج تلاش‌های خود استفاده شود.

گردآورنده: مارال مختارزاده

کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی پیشنهادی‌

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *