سرپرستی و خدمات مشترک منابع انسانی: سرفصل دوم دوره PHRi

مدیریت منابع انسانی برای موفقیت هر شغل و کارمندی بسیار مهم است. مدیران کارآمد منابع انسانی اطمینان حاصل می‌کنند که شرکت‌ها مطابق با مقررات عمل می‌کنند و کارمندان خود را با انگیزه و با تعلق‌خاطر نگه می‌دارند. مدیریت منابع انسانی نقش مؤثری در مدیریت افراد، فرهنگ و محیط کاری دارد. در صورت مؤثر بودن ، می‌تواند در جهت کلی شرکت و تحقق اهداف و رسالت آن نقش بسزایی داشته باشد.

در اصل ، سرپرستی منابع انسانی قصد دارد تعادل بین نیازهای شرکت و نیازهای نیروی کار را در سازمان برقرار کند. و همین عامل موجب می‌شود تا نقش میانجی‌گری و واسطه‌ای را در شرکت ایفا کند. ازآنجاکه شرکت به کارکنان خود نیاز دارد تا با بهترین عملکرد خود فعالیت کنند ، از طرف دیگر منابع انسانی تضمین می‌کند که با کارمندان با انصاف و بر اساس شایستگی انها رفتار می‌شود.

یکی از وظایف مهم متخصصان حرفه‌ای منابع انسانی، داشتن دانش فنی و مهارت لازم برای پرورش یک محیط کار مثبت می‌باشد. و از آنجا که کارمندان یک شرکت به حمایت و توجه سازمان نیاز دارند ، سرپرستی منابع انسانی اطمینان می‌دهد که سازمان قادر به شکوفایی و پرورش افراد مستعد در آن است.

در سرفصل دوم آزمون حرفه‌ای منابع انسانی یا PHRi به تفصیل به بیان مفاهیم مرتبط با منابع انسانی و خدمات مشترک در آن پرداخته شده است.  این سرفصل شامل زیرمجموعه‌هایی تحت عناوین زیر است که در ادامه مقاله به هر کدام از این عناوین اشاره خواهد شد:

  • منابع انسانی و سازمان
  • چرخه عمر کارمندان
  • حضوروغیاب کارکنان
  • ثبت و ضبط اسناد منابع انسانی
PHRi

منابع انسانی و سازمان

منابع انسانی برای توصیف افرادی که برای یک شرکت یا سازمان کار می‌کنند و دپارتمانی که مسئولیت مدیریت منابع مرتبط با کارمندان را بر عهده دارد ، استفاده می‌شود.

نمودار سازمانی منابع انسانی به شرکت اجازه می‌دهد تا موقعیت‌های باز را ردیابی کند ، لایه‌های کارکنان را به سرعت شناسایی کرده و شکاف‌های احتمالی نیروی کار را تشخیص دهد. نمودارهای سازمانی کارکنان ، کلیه کارمندان یک بخش خاص یا کل مشاغل را شامل می‌شود، نشان می‌دهد هر شخص چه کاری انجام می‌دهد و به چه کسی گزارش می‌کند و به این ترتیب سبک هرمی شکلی ایجاد می‌شود که از طریق آن می‌توان توانمندی و حدود فعالیت کارمندان را شناسایی کرد، بر همین اساس برای چرخه عمر هر کارمند در سازمان برنامه‌ریزی نمود و سیستمی برای جمع‌آوری داده‌ها و گزارشات مربوط به هر فرد در سازمان ایجاد کرد تا این دانش به صورت سرمایه فکری در سازمان باقی بماند و به مرور زمان این دانش تجمعی به شرکت کمک کند تا سیستم منابع انسانی خود را بهبود داده و مدیریت بهتری داشته باشد.

چرخه عمر کارمندان

«چرخه عمر کارمند» مدلی از منابع انسانی است که مراحل مختلف پیشرفت کارمند در یک سازمان را تعیین و نقش منابع انسانی در بهبود این فرآیند را مشخص می‌کند و در PHRi هم مهم تلقی می‌شود. به تعبیری، آن را «سفر کارمند با شرکت» هم می‌توان تعریف کرد. چرخه زندگی کارمندان – که بعضاً به عنوان چرخه عمر کارمندان شناخته می‌شود – یک مدل منابع انسانی است که مراحل مختلفی را که یک کارمند در سازمان پیشرفت می‌کند را نشان می‌دهد و همچنین نقش منابع انسانی را در این پیشرفت و شکوفایی مشخص می‌کند.

مدیریت چرخه عمر کارمندان یک کارکرد مهم بخش منابع انسانی محسوب می‌شود زیرا باارزش‌ترین دارایی سازمان یعنی کارمندان آن سروکار دارد. برنامه چرخه زندگی کارمندان با ایجاد یک سری از مراحل کارفرمایان را قادر می‌سازد داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنند – مانند آنچه که کارمندان هنگام خروج از سازمان در اختیار همتایان خود می‌گذارند و از این طریق می‌تواند منجر به پیشرفت منابع انسانی در سازمان شود و سرمایه فکری را در این بخش بهبود دهد.  برخی از مدل‌های چرخه زندگی کارمندان دارای پنج مرحله هستند ، درحالی‌که برخی دیگر شش یا بیشتر دارند.

  • استخدام و ورود به سیستم

این مرحله فرآیند استخدام کارمند جدید است. در سرفصل اول آزمون PHRi به بررسی نقش مدیریت استعداد و استعدادیابی در مدیریت منابع انسانی پرداخته شد. نقش بخش منابع انسانی در این مرحله کمک به استخدام فرد مستعد و مناسب است. این موضوع ممکن است شامل قرار دادن آگهی‌های شغلی ، انتخاب کاندیدهای مناسب ، انجام مصاحبه‌های استخدامی و انجام ارزیابی‌هایی از قبیل پروفایل‌های شخصیتی برای انتخاب بهترین متقاضی موقعیت شغلی باشد. در کسب‌وکارهای کوچکی که صاحب کسب‌وکار این وظایف را شخصاً انجام می‌دهد ، متخصص منابع انسانی او را پشتیبانی خواهد کرد. هدف از این مرحله یافتن افرادی با استعداد عالی،برای پیوستن به شرکت است تا بتوانند فرایند دست‌یابی به اهداف سازمان را تسریع بخشند.

  • جهت‌گیری و همسوسازی شغلی

برخی از مدل‌های چرخه عمر کارکنان مرحله بعدی را “خدمات‌دهی به نیازهای کارمندان” نشان می‌دهند.  برخی دیگر جهت‌گیری و برنامه‌ریزی شغلی را به عنوان مرحله بعدی می‌شناسند. جهت‌گیری فرایندی است که توسط آن کارمند با یادگیری وظایف شغلی جدید خود ، برقراری روابط با همکاران و سرپرستان و ایجاد یک محیط امن که بتواند تخصص خود را نشان هد، به عضویت شرکت دربیاید. برنامه‌ریزی شغلی مرحله‌ای است که در آن کارمند و سرپرستان وی اهداف طولانی‌مدت شغلی متقاضی شغل را با سازمان به دست می‌آورند. بخش منابع انسانی ممکن است در این مرحله از آزمون‌های شخصیتی استفاده بیشتری کند تا به کارمند کمک کند بهترین گزینه‌های شغلی خود را با شرکت مشخص نماید.

  • توسعه شغلی

فرصت‌های توسعه شغلی برای نگه داشتن یک کارمند با شرکت در طول زمان ضروری است. بعد از اینکه کارمند خود را در شرکت مستقر کرد و اهداف طولانی‌مدت شغلی خود را تعیین کرد ، سرپرستی منابع انسانی باید سعی کند در صورت واقع‌بینانه بودن به وی در تحقق اهدافش کمک کند. این موضوع می‌تواند شامل رشد و آموزش حرفه‌ای برای آماده‌سازی کارمند برای سمت‌های مسئولانه‌تر با شرکت باشد. همچنین لازم است تا شرکت تاریخچه کار و عملکرد کارکنان را در این مرحله ارزیابی کند تا مشخص شود که آیا در فرایند استخدام این فرد موفق بوده است یا خیر.

  • خاتمه یا انتقال

برخی از کارمندان پس از یک عمر فعالیت سازمانی طولانی و موفق ، شرکت را از طریق بازنشستگی ترک می‌کنند. همچنین ممکن است افراد دیگری به سمت فرصت‌های کاری دیگر حرکت کنند یا به هر دلیلی از سازمان خارج شوند. نقش مدیریت منابع انسانی در این فرایند ، مدیریت این نقل و  انتقالات با اطمینان از رعایت کلیه سیاست‌ها و رویه‌ها ، انجام مصاحبه خروج در صورت سیاست این شرکت و حذف کارمند از سیستم است. همه این مراحل را می‌توان در داخل و یا با کمک شرکت‌هایی که ارائه خدمات برای مدیریت چرخه زندگی کارمندان را دارند، انجام داد.

حضوروغیاب کارکنان

در سال ۲۰۱۷ وزارت کار ایالات‌متحده تخمین زد که تقریباً حضوروغیاب ۳٪ از نیروی کار در هرروز معین نبود. این غیبت‌ها برای سازمان هزینه گزافی در پی دارد و موجب از دست دادن بهره‌وری ، روحیه و افزایش هزینه‌های موقت کار می‌شود. آنچه بیشتر از همه نگران‌کننده است این است که تقریباً از هر سه کارمندی که غیبت می‌کنند تقریباً دو نفر از نظر جسمی بیمار نیستند.

برای اکثر شرکت‌ها ، مسئولیت مدیریت غیبت در درجه اول به سرپرستان هر بخش تخصیص داده می‌شود. این سرپرستان اغلب تنها افرادی هستند که می‌دانند یک کارمند خاص در سر کارش حضور دارد یا خیر.

آن‌ها در بهترین موقعیت برای درک شرایط پیرامون غیبت یک فرد هستند و در مرحله اولیه متوجه مشکل می‌شوند. بنابراین ، مشارکت فعال آن‌ها در رویه حضوروغیاب کارکنان برای اثربخشی کلی و موفقیت آتی سیاست این بخش در سازمان بسیار مهم است.

برای اطمینان از اینکه ناظران در نقش خود در مدیریت غیبت راحت و صالح هستند ، باید از مدیریت ارشد حمایت کامل داشته باشند. همه طرفین باید از هدف سیاست‌ها و رویه‌های غیبت آگاهی داشته باشند. برای تأمین ثبات بیشتر ، سرپرستان باید در مسئولیت‌های خود در مورد مدیریت غیبت آموزش ببینند ، توصیه می‌کنند که چگونه مصاحبه‌های مؤثر به بازگشت به کار انجام دهند و در صورت لزوم در استفاده از مراحل انضباطی آموزش ببینند.

PHRi

ثبت و ضبط اسناد منابع انسانی

رسیدگی به اسناد کارکنان یک فعالیت زمان‌بر و حساس است که باید با احتیاط، به‌موقع و با اطمینان از حداکثر امنیت داده‌ها انجام شود و در آزمون PHRi هم مدنظر قرار می‌گیرد. علاوه بر این ، اگر اداره پرونده‌های پرسنلی مطابق با الزامات قانونی و سیاستی خاص شرکت انجام نشود یا اگر اطلاعات شخصی یا قراردادی کارمند به طور مرتب به‌روز نشود ، این بر داده‌های حقوق و دستمزد شما نیز تأثیر می‌گذارد و بنابراین پیامدهای جدی هم در سطح شرکت و هم در کارمندان دارد.

کارفرمایان معمولاً تعدادی از پرونده‌های مختلف کارمندان ، که اغلب به آن‌ها پرونده‌های پرسنلی گفته می‌شود ، را به عنوان روشی برای اثبات روابط کارمندان با شرکت نگه می‌دارند. در موارد خاص ، مستندات موجود در پرونده پرسنلی می‌توانند داده‌های مهم حمایتی ارائه دهند – به‌عنوان‌مثال ، تاریخچه نظم و انضباطی یک کارمند را برای حمایت از خاتمه در دادرسی بعدی نشان دهد. پرونده پرسنلی همچنین می‌تواند اهداف عملکرد ، برگ‌های غیبت و هرگونه توافق‌نامه مربوط به شغل را ردیابی کند.

سرپرستی منابع انسانی پرونده‌هایی را برای باارزش‌ترین بخش شرکت شما حفظ می‌کند. سوابق مبتنی بر متن در این قسمت اطلاعات فشرده‌ای را ذخیره کرده و بر اساس سیاست‌های خاصی طبقه‌بندی و حفاظت می‌کند. مدیریت محتوای سازمانی (ECM) راندمان نگهداری سوابق را بهبود داده،  امنیت را برای کنترل انطباق افزایش می‌دهد و در هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند. برای انجام مؤثر این کار بهتر است موارد زیر را رعایت کنید:

  • اسناد را به‌صورت الکترونیکی برای بهبود کارایی و بهره‌وری مدیریت کنید.
  • دسترسی به اطلاعات را همزمان با کنترل امنیت ، حریم خصوصی و انطباق فعال کنید.
  • برای صرفه‌جویی در هزینه ، هزینه‌های مدیریت اسناد را کاهش دهید.

انواع سوابق کارمندان عبارت‌اند از:

  • پرونده‌های پرسنلی

پرونده پرسنلی ممکن است حاوی اسنادی باشد که در یکی از دسته‌های سوابق زیر قرار می‌گیرد:

  • اطلاعات اولیه. این گروه شامل اطلاعات شخصی مانند نام کامل کارمند ، شماره تأمین اجتماعی ، آدرس و تاریخ تولد است. کارفرمایان همچنین ممکن است مایل به جمع‌آوری اطلاعات مربوط به شماره تماس اضطراری باشند.
  • اسناد استخدامی: بسیاری از کارفرمایان اسناد مربوط به روند استخدام را نگه می‌دارند که شامل توضیحات شغلی ، برنامه‌های استخدامی و رزومه کاری می‌شود.
  • عملکرد و توسعه شغلی. این یک دسته گسترده است که می‌تواند شامل اسنادی مانند ارزیابی عملکرد و یادداشت‌های نظارتی یا مدیریتی در مورد مسائل مربوط به عملکرد همچون اقدام اصلاحی یا نامه‌های انضباطی؛ جوایز ، نامزدها و سایر نامه‌های تحسینی، سوابق تبلیغاتی و سوابق آموزش یا پرورش می‌شود.
  • توافقات مربوط به اشتغال. هر جنبه‌ای از روابط شغلی که توسط توافق طرفین منعقد می‌شود ، مانند توافق‌نامه استخدام ، قراردادهای اتحادیه ، توافق‌های رقابتی ، محرمانه بودن یا توافق‌نامه عدم توافق ، باید در پرونده پرسنل نگهداری شود.
  • جبران خسارت. این طبقه شامل اسناد مربوط به اطلاعات مربوط به جبران خسارت و مزایا ، مانند W-4 ها و فرم‌های ذینفع ، سوابق حقوق و دستمزد و کارت‌های زمان برای سال‌های گذشته است.
  • خاتمه و اطلاعات پس از استخدام. اگر بعداً اختلاف ایجاد شود ، این امر مفید است که اطلاعات مربوط به خاتمه کارمند را در پرونده حفظ کنید. اسنادی که کارفرما ممکن است بخواهد آن‌ها را حفظ کند شامل فرم مصاحبه خروج (در صورت وجود) و هرگونه ارزیابی عملکرد نهایی کارمند و همچنین سوابق اسناد ارائه شده به کارمند به همراه چک نهایی (به‌عنوان‌مثال نامه پایان‌نامه ، اعلامیه مزایا ، فرم‌های جبران خسارت بیکاری ) است.

توجه بیشتر به داشتن صلاحیت دانشی و  تجربه قبلی در منابع انسانی بسیار مهم است. تفاوت بین تجربه در محل کار و آموزش رسمی و حرفه‌ای می‌تواند شکاف مهمی برای عملکرد متخصصان منابع انسانی و متقاضیان آزمون PHRi باشد. بنابراین گذراندن دوره‌های حرفه‌ای منابع انسانی به افراد کمک می‌کند تا علاوه بر داشتن دانش مشخص در این حوزه بتوانند در قالب‌های عملیاتی و استراتژیک هم از تخصص خود بهره ببرند.

گردآورنده: مارال مختارزاده

PHRi

کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی پیشنهادی

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *