سازمان مجازی و وظایف برون سپاری آن

اصطلاح سازمان مجازی برای توصیف شبکه ای از شرکت های مستقل به کار برده می شود که معمولا به طور موقت برای ارائه یک خدمت و یا تولید یک محصول دور هم جمع شده اند. مفاهیم دیگری نیز در سازمان مجازی به عنوان زیر شاخه استفاده می شوند که عبارت هستند از دفتر کار مجازی، تیم مجازی و مدیریت مجازی. هدف از ایجاد این سازمان ها این است که یک ایده خلاق را با بهترین کیفیت و در سریع ترین زمان ممکن به مشتری ها ارائه داد. در این مقاله همراه ما باشید تا در مورد این گونه از سازمان ها اطلاعات لازم را بدست آورید.

در عبارت سازمان مجازی، چیزی که بیشترین تاثیر را در نحوه عملکرد این گونه سازمان ها دارد کلمه مجازی است که در واقع ریشه اصلی آن به کامپیوترها بر می گردد. زمانی که از حافظه معمولی کامپیوتر بیشتر استفاده می شود، اصطلاحا از حافظه مجازی استفاده می شود. به همین ترتیب زمانی که یک سازمان سعی می کند منابع خود را از شرکت های مختلف تامین  کند، به نظر می رسد که توانایی خود را افزایش می دهد و به نوعی از حقیقت تامین مجازی استفاده می کند.

سازمان مجازی

 تاریخچه ای از سازمان مجازی :

شیوه مدیریتی سازمان های سنتی یه شکل هرمی و سلسله مراتبی است. همان طور که از شکل فیزیکی هرم می توان نتیجه گرفت، می توان متوجه شد که این گونه شرکت ها یک فرد را در میان بقیه افراد در راس قدرت قرار می دهند. این شیوه از مدیریت در اواخر قرن ۱۹ توسط ایالات متحده ارائه شد. نظریه پرداز این تئوری مهندس صنعتی معروف، فردریک وینسلو تیلور بوده است. کتاب این فرد به نام اصول علمی مدیریت، نحوه و اصول مدیریت و طراحی امکانات تولید انبوده را آموزش می دهد.

ساختار سلسله مراتبی که برای میریت در نظر گرفته شده است بسیار پیچیده است. مشابه با روند تولید یک خودرو، که باید به مراحل ساده تری متوالی تقسیم شود تا در نهایت تولید خودرو تکمیل شود. در این گونه شرکت ها تمتمی فرآیند ها از تهیه مواد خام تا ارائه به مشتری توسط یک فرد کنترل می شود. یعد از جنگ جهانی دوم تا اواخر سال ۱۹۸۰ این رویه مدیریتی برای کنترل تعداد زیادی کارمند موثر بود اما این روش خاص نبود چرا که روند پردازش اطلاعات در سراسر سازمان آن گونه که باید به درستی انجام نمی شد و در نتیجه عملکرد سازمان افت پیدا می کرد.

نیازهای جدید فرم سازمان ها را تغییر داد.

از سال ۱۹۸۰ بسیاری از سازمان ها تصمیم رفتند که روند تمرکز قدرت در راس را به سمت پایین هرم تغییر بدهند. به این معنا که قدرت بیشتری به کارمندان خود بدهند و قدرت تصمیم گیری را در آن ها افزایش دهند. این تغییر باعث شد که دیگر نیاز حتمی به مدیر در هر بخش نباشد، تصمیم گیری ها سریع تر انجام شود و پردازش اطلاعات به دلیل این که تعداد لایه های سازمان کاهش پیدا کرده است با سرعت بیشتری انجام شود.

با این وجود کیکی از چالش های اساسی که در پیاده سازی این ایده مطرح بود این است که افراد تمایل دارند چه از لحاظ جغرافیایی و چه از لحاظ سازمانی به صورت پراکنده کار کنند. به این معنا که الزاما حضور فیزیکی در دفتر کار نداشته باشند.

سازمان مجازی
سازمان مجازی

فرم جدیدی از کسب و کار ارائه شد.

زمانی که میزان انتظارات مشتریان در زمینه های مختلف افزایش پیدا کرد و همچنین تنوعشان نیز بیشتر شد، صاحبان کسب و کار تصمیم گرفتن تا تغییری در روند سازمانی خود ایجاد کنند که با استفاده از آن قادر باشند که هم از رقابت جهانی عقب نمانند، هم پیچیدگی کاری خود را کاهش دهند و هم این که از تکنولوژی و فناوری های جدید به بهترین شکل برای پیشبرد اهداف خود استفاده کنند. به این تریتیب ایده سازمان مجازی مطرح شد که در آن مدیران قادر هستند که با گروه ها و افرادی که صلاحیت های لازم را دارند برای تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت در یک مدت زمان معین همکاری داشته باشند. هدف از ایجاد چنین سازمان هایی این است که تا جایی که امکان دارید با بیشترین سرعت و بالاترین کیفیت افراد مختلف دست به دست هم دهند تا به نیاز مشتریان درست پاسخ دهند. بنابراین یکی دیگز از دلایلی که به این گونه سازمان ها صفت مجازی داده می شود این است که یک محصول یا خدمت تنها توسط یک فرد یا یک کمپانی ارائه نمی شود.

بسیاری از مدیران عقیده دارند پیاده سازی ایده سازمان مجازی می تواند انقلاب بزرگی در شیوه های مدیریتی سنتی باشد. مفهوم سازمان مجازی ایده های خلاقانه زیادی را در کنار هم می آرود. به عنوان مثال :

  • کار گروهی
  • انعطاف پذیری در تولید
  • توانمند کردن کارمندان
  • استفاده مفید از کامپیوترها
  • سفارشی سازی و بهبود کیفیت

این گونه سازمان ها ممکن است که دفتر مرکزی نداشته باشند اما توانایی این را دارند که به طور مرتب لایه های درونی خود را برای به دست آوردن نتیجه بهتر تغییر دهند.

  اجزای مختلف سازمان مجازی :

سازمان مجازی

تیم مجازی :

گروه مجازی در یک سازمان مجازی تشکیل شده از افراد مختلفی است که هر کدام وظایف مختلف با یک هدف مشترک را به عهده دارند. بر خلاف یک کار گروهی معمولی این افراد از طریق تکنولوژی های روز دنیا برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند. معمولا زمانی که در یک پروژه مشخص شده افراد به نتیجه دلخواه خود رسیدند از یکدیگر جدا می شوند تا پروژه جدیدی مطرح شود. برای این که در این زمینه یک سازمان مجازی موفق باشد باید ۳ نکته زیر را رعایت کند :

اعضای این تیم باید با مهارت ها و دانش مرتبط با وظیفه مورد نظر انتخاب شوند.

برای هدایت درست گروه باید یک هدف مشترک تعریف شده باشد.

برای داشتن یک ارتباط موثر بین عضای این تیم باید از کانال های ارتباطی درستی استفاده شود.

اگر شما می خواهید به عنوان یکی از اعضای تیم مجازی فعالیت داشته باشید باید مهارت خاصی را بلد باشید. به عنوان مثال این که چگونه بدون ارتباط رو در رو بتوانید با سایر افراد ارتباط موثری برقرار کنید. ممکن است این افراد از فرهنگ های مخالف باشند بنابراین شما باید روحیه کار گروهی و جذب سریع افراد را به خوبی بلد باشید. شاید نیاز به گفتن نباشد که توانایی استفاده از تجهیزاتی مانند کامپیوتر نیز یکی از نیازهای اصلی موفقیت در این کار است.

مدیران مجازی :

برای این که شما بتوانید یک سازمان مجازی را مدیریت کنید، شیوه های سنتی چندان برای شما کارآمد نخواهد بود. بنابراین به عنوان یک مدیر شما نیز به یادگیری شیوه های خاص دارید. به عنوان مثال توانایی مدیریت شرکت های مستقل در یک شبکه هایبریدی، در نظر گرفتن ظایف مجازی مختلف برای افراد مرتبط با این کار، پشتیبانی از تیم مجازی و متمرکز نگه داشتن افراد برای رسیدن به هدف مورد نظر.

سازمان مجازی

  مثال هایی از انواع سازمان مجازی :

Sun Microsystems یکی از سازمان های مجازی بسیار متمرکز و متشکل از شرکت های مستقل است. این سازمان مجازی در حال توسعه فناوری هایی مانند EDI (تبادل الکترونیکی داده ها) و RFID (فن آوری شناسایی فرکانس رادیویی) است. هر دو فناوری EDI و RFID بر مبادله اطلاعات در سطح جهانی و در صنایع متعدد تاثیر زیادی می گذارند. این سازمان سیستم اطلاعاتی خود را در بالاترین اولویت خود قرار داده است به این منظور که بتواند سطح بالا تر و بهتری از ارتباطات داشته باشد. اعضای این گروه در زمان و مکان هی مختلف برای تحثث بخشیدن به هدف تعیین شده در حال فعالیت هستند. مدیران این کمپانی، یکی از نیازهای اصلی مشتریان خود را شناسایی کرده و افراد مختلف با توانایی و دانش خاص برای پاسخ به این نیاز دور هم از طریق ارتباطات مجازی جمع می کنند. اعضای این تیم شامل تیم فروش، بازاریابی، مالی و پشتیبانی باشند. برای داشتن یک ارتباط موثر ممکن است که به صورت هفتگی، ارتباط از طریق ویدئو کنفرانس بین اعضای تیم برقرار شود.

سازمان اپل که در تولید کامپیوتر فعالیت دارد یکی دیگر از انواع سازمان مجازی است. هنگامی که این کمپانی از مهارت های سونی برای کوچک سازی استفاده کرد، خیلی زود توانست که محصولات خود را به بازار ارائه دهد و سهم بزرگی از انواع نوتبوک را به خود اختصاص دهد.

 

برای موفق بودن در پیاده سازی یک سازمان مجازی چیزی که از اهمیت زیادی برخوردار است این است که اهداف به صورت مشخص برای اعضای تیم مشخص شده باشد تا تیم بتواند تلاش خود را در راستای پیاده سازی این هدف پیش ببرد. علاوه بر این داشتن کانال های ارتباطی بین اعضای تیم ضروری است تا بخش های مختلف به خوبی و در زمان درست با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *