روش‌های مدیریت روابط در پروژه‌ها

blank

مدیریت روابط، یعنی با استفاده از درک احساسی خود از دیگران، با انها رابطه برقرار کنیم. به یاد داشته باشید که مدیریت پروژه به معنی انجام کارها از طریق دیگران است.با یک تیم یک نفره هم میتوان برخی کارها را انجام داد. اما در انجام کارها به تنهایی کارهای ناچیزی قابل انجام است. انجام کارها معمولا به یک گروه نیاز دارد. موفقیت گروه نیز تا حدی نتیجه قدرت روابط بین اعضای ان است.  در ادامه دربارۀ روش‌های مختلفی بحث میکنیم که با استفاده از آن ها می‌توانیم به مدیریت روابط در پروژه‌ها کمک کنیم.

بر اساس هوش هیجانی عمل کنید

ما باید به منظور بهبود تواناییمان در مدیریت روابط به سراغ برخی از مفاهیم هوش هیجانی برویم. شاید نیاز باشد که با خودآگاهی، مدیریت بر خود و آگاهی اجتماعی شروع کنیم. هنگام ارتباط با دیگران ما باید از احساسات خود آگاه باشیم و عواطفمان را مدیریت کنیم.

ابزار مدیریت ذینفعان

توصیه می‌شود برای شناساندن مهم‌ترین ذی‌نفعان از  ابزارهای مربوط به ان استفاده کنید. این مورد اولین قدم مهم در شناسایی سیستماتیک و مدیریت روابط ذی‌نفعان به حساب می‌آید. این قالب را با پروژه خاص خود و محیط پروژه تطبیق دهید. درحالی که در اوایل کار، گردآوری اطلاعات و مدیریت روابط مصنوعی یا مکانیکی به نظر می‌رسد، به استفاده خود از این ابزار به منظور خلق روابط تیمی ادامه بدهید که برای هر دو طرف ارزشمند باشد.

مدیریت روابط

جلسات منظم یکبهیک

نمیتوان به اندازه کافی بر اهمیت برگزاری جلسات منظم یک به یک با ذی‌نفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه تأکید کرد. با جلسات منظم شما قادر خواهید بود با اعضای تیم پروژه خود مرتباً در ارتباط باشید. همچنین می‌توانید به بهترین صورت انتظارات ذی‌نفعان خود را مدیریت کنید.

با آنها برای صرف ناهار بیرون بروید!

اگر شما جزء آن دسته از افرادی هستید که به علت صرفه جویی در زمان، ناهارتان را سریع روی میز کارتان می‌خورید، فرصت عالی ارتباط سازی را از دست می‌دهید. سعی کنید با تعیین یک روز در هفته برای بیرون رفتن با یک نفر برای صرف ناهار کم کم عادت حال حاضرتان را تغییر دهید. به طور متناوب سعی کنید با همه ذی‌نفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه در دو سه ماه آینده برای بیرون رفتن و صرف ناهار برنامه‌ریزی کنید. اگر فکر می‌کنید صرف ناهار با یک نفر خیلی جو صمیمانه و نزدیکی را به وجود می آورد، از دو نفر دعوت کنید که به شما بپیوندند یا یک ذی‌نفع کلیدی و یک عضو کم سابقه تیم را دعوت کنید و همزمان به ارتباط سازی با ذی‌نفع و توسعه دادن عضو تیم بپردازید.

از تمرینهای مربوط به یخشکنی و تیمسازی استفاده کنید

یخ‌شکن‌ها به عنوان روشی برای مدیریت روابط، بستری را فراهم می‌کنند که بتوانیم با تهدید کمتر از ذی‌نفعان خود اطلاعات کسب کنیم. آیا شما از تمرینات یخ شکن و تیم سازی به طور مؤثر استفاده می‌کنید؟ برای مثال میتوانید از افراد دربارۀ فیلم یا برنامه تلویزیونی، موسیقی دان و کتاب مورد علاقه‌شان بپرسید. در واقع، شما می توانید هر سؤالی را بپرسید که درباره هر کدام از افراد به شما اطلاعات می‌دهد و جلسه را برای بحث و گفت وگو آماده می‌کند. برای این منظور بیشتر تمرینات پیچیده تیم‌سازی را نیز می‌توان استفاده کرد. این موارد شامل فعالیت‌هایی، مانند رقابت‌های تیمی، احیا و بازیابی یا دیگر تمرین‌های مبتنی بر سناریو می‌شوند.

هدایتگر و راهنما باشید تا دیگران را توسعه دهید

در رویکرد خود تغییر ایجاد کنید و دیگران را از طریق هدایت‌گری و راهنما بودن، مدیریت کنید. دربارۀ سیستماتیک کردن روش های خود در سرمایه‌گذاری بر دیگران فکر کنید. جلسات منظمی را به منظور تمرکز بر توسعه افرادی ‌ترتیب دهید که با شما کار می‌کنند. دربارۀ مسئولیت‌هایی فکر کنید که می‌توانید به افراد بدهید و به رشد توانایی‌های آن ها کمک کنید. اگر از نحوه عملکردتان کاملاً مطمئن نیستید، از آن ها دربارۀ نحوۀ کارتان بازخورد بخواهید. ببینید برای ایجاد بهبود در این زمینه چه کاری از دستتان بر می‌آید. شما می‌توانید یک هدایت‌گر یا راهنما را استخدام کنید و از او یاد بگیرید چگونه افراد را هدایت کنید.

مدیریت روابط

تصدیق و تأیید دیگران

عملکرد حال حاضر خودتان را برحسب تشخیص و تأیید دیگران ارزیابی کنید. به یاد داشته باشید که همه افراد از تأییدشدن خیلی خوششان می آید. آیا شما از تصدیق به عنوان فرصتی برای مدیریت روابط استفاده می‌کنید؟

سیستم‌های اجرایی را برای افزایش دقت در تشخیص مد نظر قرار دهید. می‌توانید فهرستی از اعضای تیم پروژه یا ذی‌نفعان کلیدی را تهیه کنید و از آن ها به مثابه برگه ارزیابی استفاده کنید تا سابقه‌ای از تشخیص افراد برای کاری که انجام داده‌اند را در اختیار داشته باشید. همچنین می‌توانید از جلسات هفتگی یا هر دو هفته یک بار، به منزلۀ میزگردی برای تشخیص و شناسایی استفاده کنید. این کار را به یک عادت تبدیل کنید که هر جلسه یک به یک را با بیان سهم هر فرد در تحقق اهداف پروژه شروع کنید و بگویید چرا از آن ها به علت حضور در پروژه قدردانی می‌کنید.

روشهای راستگویی را تمرین کنید

زمانی را به ارزیابی توانایی راستگویی خود اختصاص دهید. آیا موقعیت‌هایی وجود دارد که شما در راستگویی مشکل پیدا کنید؟ کدام یک از روش‌های راستگویی برای شما بزرگ ترین چالش به شمار می‌آید؟ یک نقطه شروع می‌تواند مرور فهرست زیر و رتبه‌بندی پاسخ‌هایتان بر حسب بهترین کار و بدترین کار باشد. آیا زمانی که جواب شما باید نه باشد، بله می‌گویید؟

ابزارهای ارزیابی

استفاده از ابزارهای ارزیابی می‌توانند اطلاعات لازم را برای توسعه اعضای تیم و همچنین برای تیم‌سازی عمومی در اختیار شما قرار دهند. ابزارهای زیادی وجود دارند که شامل ارزیابی‌های عمومی، ارزیابی توانایی و ارزیابی هوش هیجانی می‌شوند. یکی از رایج‌ترین ابزارهای عمومی شاخص مایرز ـ بریگز یا همان MBTI است. شخصی را برای پیاده سازی این ابزار بیابید. چهار نوع شاخص استفاده شده در ارزیابی مایرزـ بریگز شانزده ‌ترکیب مختلف را شناسایی می‌کنند. تیم خود را در مقابل این شانزده‌ ترکیب تصور کنید و دربارۀ آن به عنوان یک تمرین تیم‌سازی بحث و گفت وگو کنید.

شما می‌توانید از ابزار توانایی‌یاب به منظور کمک به افراد در تعیین توانایی‌هایشان استفاده کنید. وقتی شما پنج توانایی برتر فرد را شناسایی کنید، این ارزیابی می تواند برای تلاش هایی که در زمینه توسعه افراد انجام می‌دهید، به عنوان یک اصل یا پایه به شمار بیاید.

آیا معمولاً در بیان آنچه از آن خوشتان میآید، دچار مشکل میشوید و بهسادگی با آنچه دیگران میخواهند، کنار میآیید؟

آیا دربارۀ افرادی که از درگیری با آن ها اجتناب می‌کنید، قضاوت یا عقیده‌ای در ذهن دارید؟ آیا اجازه می‌دهید که آزردگی‌ها و رنجش‌ها در ذهنتان بماند، به جای این که آن ها را سریع فراموش کنید؟ آیا شما به علت ترس از واکنش افراد، از ارائۀ بازخوردهای واقعی به آن ها خودداری می‌کنید؟ آیا در محیط کار شما افرادی وجود دارند که به شما این حس را منتقل کنند که در حضور آن ها دست به عصا راه بروید؟

حوزه‌ای را که می‌خواهید روی آن کار کنید، انتخاب کنید. یک هدف روزانه را برای بهبود خود در این زمینه تعیین کنید. آهسته شروع کنید، درست مثل وقتی که تمرین می‌کردید؛ برای مثال، اگر چالش شما در گفتن نه است، یک برنامه برای خود تعیین کنید که برای مدت یک هفته هر روز به طور غیر ضروری کلمه نه را بگویید. با افراد یا موقعیت‌هایی شروع کنید که نسبتاً از ریسک پایینی برخوردار هستند. اگر شفاف سازی چالش شماست، تعیین کنید که چه افرادی بزرگ ترین دغدغه شما هستند. اگر درحال حاضر مسأله‌ای وجود دارد که دربارۀ آن شفاف‌سازی نکرده‌اید،‌ ترتیبی دهید که هرچه زودتر با فرد مورد نظر ملاقات کنید. اگر شخص مورد نظر شما همسر یا همکارتان است، برای مرتب کردن همه چیز برنامه‌ریزی کنید. سعی کنید براساس برنامه روزانه در زمینۀ تمام آزردگی‌ها و ناراحتی‌ها شفاف‌سازی کنید. روند انجام این کار را ثبت کنید و از خودتان تجلیل و قدردانی کنید.

مدیریت روابط

نحوه بهوجودآوردن نتایج مشترک خود را با دیگران ارزیابی کنید

به نتایج پروژه و روابط خود نگاهی بیندازید و میزان سهم‌ خود در حل مسأله یا مشکل ارزیابی کنید. آیا تمایل دارید که نقش یک قربانی را بازی‌ کنید؟ آیا فکر می‌کنید به جای اینکه شما مسائل را بیافرینید، اول آن ها برای شما اتفاق می‌افتند؟ تلاش مشترک با همکارانتان را در خلق نتایج ارتباطی که به دست می آورید، ارزیابی کنید. میزان رضایتمندی خود را در دستیابی به نتایج ارتباطی درجه بندی کنید.

الگوهای ارتباطی شما چیست؟

به طورکلی دربارۀ تجارب اخیر خود در مدیریت روابط پروژه‌ها و در محیط کارتان فکر کنید. آیا می‌توانید نمونه‌هایی از فروپاشی روابط را شناسایی کنید؟ حکم معادل شما برای مدیران نادان چیست؟ آیا موضوعی وجود دارد که مانع بهترین عملکرد شما شود؟ آیا الگوهای تکراری وجود دارد که از بهترین عملکرد شما جلوگیری کند؟ تعیین کنید آیا هیچ گونه الگوی ارتباطی دارید و آیا در برخورد با افراد مختلف یک نوع واکنش از خود نشان می‌دهید. این جا حوزه‌ای است که ممکن است بتوانید بازخوردهایی از افراد مهم، راهنما، دوست یا هرکسی که شما را برای مدتی می‌شناسد، دریافت کنید. بعد از تشخیص الگو، مرحله بعدی مشخص کردن سهم مشارکت خودتان در این وضعیت است. قسمتی از کار را که انجام داده اید، برعهده بگیرید و سپس درباره آن فکر کنید که چطور می‌توانید آن را به طور متفاوتی در آینده انجام دهید تا نتایج دیگری دست یابید. سعی کنید که حداقل ۲ یا ۳ مورد را که می‌توانید انجام دهید، مشخص کنید.

وارد بازیکردن یک شریک مسئولیتپذیر

بعضی از روش‌های مدیریت روابط که در بالا توضیح داده شد، نسبت به روش‌های دیگر بسیار بحث برانگیز و مشکل‌تر است. اگر خودتان را فردی دارای پشتکار و کوشا می‌دانید، ممکن است به پذیرفتن کمک یک دوست یا یک شریک مسئولیت‌پذیر نیاز داشته باشید. شخص مسئولیت‌پذیر می‌تواند به شما کمک کند تا تغییراتی را به وجود آورید یا منجر به پیشرفت‌هایی شود که در حالت عادی به وجود نمی‌آمدند. چه کسی می‌تواند یک شریک مسئولیت‌پذیر برای شما باشد؟ ببینید می‌توانید شخصی را بیابید که جایگاه خوبی برای شما داشته باشد. چالش‌ها و اهداف خودتان را با او در میان بگذارید و نقاطی را برای کنترل ایجاد کنید تا آن ها بتوانند پیشرفت شما را در انجام کارها ببینند. این کار را سرگرم کننده بدانید و همواره آن ها را تشویق کنید که از شما انتظارات زیادی داشته باشند.

منبع: کتاب هوش هیجانی برای مدیران پروژه

مدیریت روابط

کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی پیشنهادی

مقالات مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *